Khi tổ chức một sự kiện, việc xác định và chuẩn bị các hạng mục chi tiết là vô cùng quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công. Hãy cùng với chúng tôi tham khảo qua "event checklist" các hạng mục dưới đây để biết cách làm cũng như tìm ra những hạng mục phù hợp với nhu cầu, mục đích sự kiện của doanh nghiệp hoặc cá nhân bạn.
1. Chọn địa điểm.
- Phòng hội nghị, trung tâm hội nghị, khách sạn, nhà hàng, không gian sự kiện đặc biệt như ngoài trời, sân vườn, rooftop... hay bất kỳ địa điểm phù hợp nào khác.
- Đảm bảo rằng địa điểm có đủ không gian cho số lượng khách mời dự kiến và các yêu cầu kỹ thuật như âm thanh, ánh sáng, và trang thiết bị.
Sự kiện được diễn ra tại hội trường sân khấu nhạc viện TP.HCM sân khấu được trang trí bằng cây xanh và carton.
2. Lên nội dung chương trình.
- Chủ đề và tên gọi của chương trình.
- Lập kế hoạch cho các hoạt động và chương trình trong suốt sự kiện bao gồm diễn thuyết, thảo luận, phần giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, hoạt động tương tác, và giải thưởng.
- Tạo ra một timeline, agenda, lịch trình chi tiết với thời gian cho từng hoạt động và giảm thiểu thời gian chờ đợi.
3. Dịch vụ đồ ăn và thức uống.
- Buffet, bữa tối hoặc bữa trưa, phục vụ đồ uống và cocktail, teabreak
- Đảm bảo có các lựa chọn ăn uống phù hợp với nhu cầu dinh dưỡng và sở thích của khách mời, bao gồm cả các lựa chọn ăn chay, không gluten, và thức ăn đặc biệt khác.
Teabreak cho buổi tiệc thêm chu đáo, ấm cúng.
4. Trang thiết bị và công nghệ.
- Âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình LED, máy chiếu, máy quay phim, và các thiết bị kỹ thuật khác.
- Đảm bảo rằng các thiết bị được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi sự kiện diễn ra để tránh các vấn đề kỹ thuật không mong muốn.
5. Thiết kế trang trí.
- Bàn ghế, bảng chỉ dẫn, biển hiệu, backdrop, hoa và cây cảnh, và các phụ kiện trang trí khác.
- Lựa chọn thiết kế trang trí phù hợp với chủ đề và mục tiêu của sự kiện để tạo ra không gian hấp dẫn và chuyên nghiệp.
Backdrop cho chủ đề "Pride Month"
6. Quản lý sự kiện và nhân sự.
- Đội ngũ nhân sự tổ chức sự kiện bao gồm các nhân viên quản lý sự kiện, đội ngũ kỹ thuật, nhân viên phục vụ, và nhân viên an ninh.
- Phân công nhiệm vụ và đảm bảo rằng mỗi người hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của mình trong quá trình sự kiện diễn ra.
7. Tiếp thị và quảng bá.
- Quảng cáo trực tuyến và truyền thông xã hội, email marketing, website sự kiện, và các chiến lược quảng bá khác.
- Tạo ra vật phẩm tiếp thị như tờ rơi, thẻ tham dự, và biển quảng cáo để tăng cường sự hiện diện của sự kiện của bạn.
Tờ rơi, bảng hướng dẫn sự kiện.
8. Quản lý rủi ro và phản hồi.
- Đánh giá các rủi ro có thể xảy ra và lập kế hoạch phản ứng dự phòng.
- Thu thập phản hồi từ khách mời và những người tham dự để đánh giá hiệu suất của sự kiện và cải thiện cho các sự kiện tương lai.
Tóm lại: Bằng cách xác định và chuẩn bị các hạng mục chi tiết này, bạn có thể đảm bảo rằng sự kiện của bạn diễn ra một cách suôn sẻ và mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho tất cả các khách mời và tham dự.
"Nhận thấy lượng rác thải ra sau mỗi sự kiện quá lớn. Năm 2022 Gloton đã bắt tay vào nghiên cứu sử dụng carton trong trang trí sự kiện. Hướng đến mục tiêu giảm thiểu carbon thông qua sử dụng vật liệu tái chế và thân thiện với môi trường.Mỗi dự án là một câu chuyện minh chứng cho sự sáng tạo, cam kết bảo vệ môi trường và tinh thần đổi mới không ngừng nghỉ của chúng tôi."